ИНСТРУКЦИЯ

О работе с представителями граждан и приеме посетителей

в Представительстве Министерства иностранных дел

Российской Федерации на территории Российской Федерации.

(Утверждена приказом от 26.07.2004г.)

 

1.      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.                         В соответствии с Положением о Представительстве Министерства иностранных дел Российской Федерации на территории Российской Федерации (далее Представительство) Представительство ведет прием граждан Российской Федерации, иностранцев и лиц без гражданства по вопросам, входящим в его компетенцию, рассматривает и принимает решения по заявлениям, обращениям и жалобам физических и юридических лиц.

2.                           Правовой основой этой работы являются Конституция Российской Федерации, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения Министра иностранных дел, а также настоящая Инструкция.

 

3.      РАБОТА С ПИСЬМАМИ

 

1.      Поступающие в Представительство письма граждан, в которых содержатся предложения, просьбы, ходатайства, жалобы, а также письменные обращения, переданные во время личного приема, регистрируются в день получения и вносятся в имеющуюся в Представительстве систему учета.

2.      Обращения граждан, требующие изучения и проверки, рассматриваются в срок до одного месяца, остальные – в 15-дневный срок со дня их поступления.

В тех случаях, когда для рассмотрения обращений граждан требуется проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены руководством Представительства, но не более чем на один месяц с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Ответ заявителю, подписанный руководителем Представительства или его заместителем, направляется почтой или передается в устной форме на личном приеме, по телефону или электронной почтой, что должно быть отмечено в системе учета Представительства.

3.      Письменные обращения, заявления и жалобы, направляемые в Представительство с поручениями из федеральных или территориальных органов власти, а также обращения с официальными запросами депутатов всех уровней законодательной власти рассматриваются Представительством в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня поступления).

4.      Обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции МИД России, Представительство направляет в соответствующее территориальное либо функциональное подразделение Министерства для рассмотрения и подготовки ответа заявителю.

5.      Если целесообразность ответа автору обращения, поступившего с поручениями из федерального или территориального органа исполнительной либо законодательной власти, вызывает сомнение, решение принимается только после согласования с компетентным в решении этого вопроса представителем соответствующего органа власти, ведомства или организации.

       О принятом решении в систему учета вносится необходимая отметка.

6.      Письменные обращения граждан, в которых фамилия автора не указана или написана неразборчиво, а также отсутствуют данные о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, считаются анонимными и не принимаются к рассмотрению. Такие решения уничтожаются по решению руководителя Представительства, о чем делается соответствующая отметка в системе учета. Не рассматриваются и подлежат уничтожению также некорректные либо бессмысленные по содержанию письменные обращения.

7.      Поступающие в Представительство письменные обращения, не относящиеся к компетенции МИД России и подлежащие рассмотрению другими государственными органами, учреждениями и организациями, Представительство регистрирует и не позднее, чем в 5-дневный срок с момента их регистрации направляют по принадлежности с одновременным уведомлением заявителя.

 

4.      ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ.

 

Руководитель Представительства либо его заместитель осуществляют личный прием посетителей, желающих получить разъяснения, справки либо передать устные или письменные заявления, предложения, ходатайства или жалобы, рассмотрение которых входит в компетенцию представительства.

Учет посетителей ведется в соответствии с инструктивными указаниями Министерства о ведении делопроизводства в Представительстве.

 

 

5.      КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ОБРАЩЕНИЙ

 

1.      Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляет руководитель Представительства либо по его поручению заместитель руководителя Представительства.

2.      Представительство на регулярной основе анализирует и обобщает содержащиеся в обращениях граждан предложения и пожелания и принимает меры по совершенствованию своей работы в этой области.

3.      Представительство ежегодно до 20 декабря информирует Генсекретариат МИД о работе с обращениями граждан, сообщает о количестве и характере письменных и устных заявлений, сроках их исполнения.

4.      Все обращения граждан, а также соответствующие данные о них, внесенные в систему учета, хранятся в Представительстве в течение двух лет. По истечении срока хранения данные по обращениям граждан уничтожаются по акту.

 

 

 

На главную страницу